选择正确的内容管理系统（CMS）的十一条规则
2018-10-14 10:02:49
选择正确的Web内容管理系统（WCMS）有多重要？Forrester分析师Ted Schadler在其公司的Web Content Management Wave报告中称WCM为“ 数字体验交付的主干 ” .Salesforce研究发现，75％的消费者希望在他们参与的任何地方都能获得一致的体验（例如，网站，社交媒体，移动设备，因此，市场营销人员要有正确的“骨干”或网络内容管理系统的压力。
匆忙选择的WCM平台将为您和您的团队创造大量的冒险和刺激。这不会是你期望的那种兴奋。错误的CMS意味着您的组织将无法实现首先证明项目合理性的投资回报（ROI）承诺。因此，让我们谈谈有效的WCM选择过程的策略。以下是Web内容管理选择过程的一些规则。
认识到这四个关键的WCM支柱
Seth Gottlieb是Web内容管理行业20年的资深人士，也是语家翻译公司全球产品的首席技术官，他说Web内容管理选择流程的四个关键支柱包括：
支持：这可能仅限于基本产品补丁，可能包括托管，用户指导，战略指导甚至Web开发等服务。
愿景：“供应商看待市场的方式和产品的作用将决定产品路线图。如果客户和供应商保持一致，那么将不断增加所需的功能，并且产品将随客户一起增长。如果他们是不是，那么这些新功能可能会让产品变得不必要和混乱，“Gottlieb说。
社区：查看您现有的客户社区的愿景以及具有类似挑战和目标的人员或组织的参考。
稳定性和关注点：如果你“过分强调增长”，可能会建议退出策略可能让你陷入困境。“如果是大型企业软件供应商，请确保该产品是其整体战略的核心，”Gottlieb说。
避免过度购买
Gottlieb表示，过去四年来，市场一直在巩固，但“以投资组合为导向”的供应商在整合收购方面并未取得同样的进展。
这类供应商的愿景/执行差距并没有像人们希望的那样缩小。“买家发现，全面的，开箱即用的整合营销平台只是”深度演示“，仍然需要大量的实施工作才能使其有用。“过度购买”的风险继续增加，“戈特利布说。
供应商愿景当然很重要，但成功或失败将在实际用户执行组织内容策略的战壕中确定。
Gottlieb补充说，过度购买技术是一个长期存在的问题。“防止它的唯一方法是专注于你的现实使用场景，并忽略你可能会使用的漂亮功能，”他说。
组装轻量级技术
采用更具战术性的方法来组装可以有效支持特定功能的轻量级技术。同时，寻找那些优先考虑开放性（标准和API）而不是成为营销组织唯一技术供应商的供应商。Gartner WCM分析师Mick MacComascaigh在去年7月的CMSWire采访中谈到Gartner的Web内容管理魔力象限时说：“我们支持API优先，而不是API。”
人员，流程帮助您了解您的需求
Gottlieb说，找到一个可以与您合作的合作伙伴，从营销策略到部署。制定计划，让您了解如何与受众群体互动，部署人员和流程，以支持您的参与，然后部署技术以提高计划效率。“拥有有效的人员和流程并完成工作 - 即使使用原始工具 - 将有助于您了解所需的功能。Gottlieb说，该技术的实施是成功的一个杠杆，而不是技术本身。
了解您的需求：软件还是战略？
为什么确定您的购买流程是源于软件相关问题还是实际战略问题，这一点很重要？“如果你想尝试新的营销策略，有很多轻量级工具可以轻松实现以支持飞行员。太多的组织无法摆脱一个永无止境的替代技术来解决组织问题的循环，“戈特利布说。
Gottlieb建议WCMS选择过程应始终作为战略问题开始。只有在凭经验确定哪些活动产生最大影响时才更换软件，即个性化，电子邮件活动，聊天等。清楚地了解当前工具为何以及如何阻碍您。
使用场景描述要求
使用场景是描述WCMS选择过程要求的最有效方式。Gottlieb提供的一种使用场景可以被描述为“描述一个人使用该技术需要什么的叙述”。这些场景用作比较不同平台的基础。使用场景应该特定于输入和结果以及有关技术如何工作的一般信息。
例如，Gottlieb说，关于发布新闻稿的使用场景可能会指明撰写新闻稿的人总是在Microsoft Word中提供它; 需要安排新闻稿的发布; 新闻专线如何接受新闻稿（出版频道和格式）; 应在网站上列出新闻稿。
他警告说，不要过于具体。“使用场景不应包括程序或用户界面详细信息。应根据影响和频率确定使用方案的优先顺序。每天需要做的长达一小时的任务比偶尔每年发生几次的任务更重要，“戈特利布说。
精力充沛地依赖于使用场景
您需要深入挖掘您的需求，以找到最适合您组织的产品。但是，不要完全依赖电子表格。
电子表格非常适合命名功能，但它们不会指导您确切了解这些产品如何与特定用户以及组织需要管理的特定内容协同工作。这是使用场景汲取空间并提出有趣问题的地方。
场景是一个简短的故事 - 用普通人理解的语言编写 - 描述用户与系统的交互以实现业务目标。场景封装了许多特定需求，并赋予它们更大的意义和上下文。
这些是有效方案的四个属性：
它是针对特定用户的十点
它解决了一项重要且常用的任务
它引用了您打算管理的内容
它是开放式的，足以揭示产品设计和方法1的差异
在选择过程中很难高估场景的重要性。
确保演示涵盖相同的使用场景
最终，您将面临产品演示，并且，出于所有意图和目的，它不应该是WCMS供应商为其所有潜在客户提供的罐装产品。“你希望能够比较不同产品的演示。最好的方法是确保所有演示涵盖相同的使用场景。对于每个场景演示，您应该关注缺点和风险：该技术将阻碍效率的线索。随着时间的推移，你会认为你喜欢的功能是理所当然的，并且会产生更多不必要的难以使用的功能，“Gottlieb说。
建立潜在赢家的候选名单
这部分并不容易。最终，您希望选择一个可以完成两件事的内容管理系统。首先，它支持您的要求，其次是易于使用。但是，评估Web CMS软件的功能和可用性需要时间。所以你要做的最后一件事是浪费时间与错误的产品保持密切联系。
以下是如何入门：
过滤相关技术
过滤您的预算
过滤业务功能
考虑合作伙伴的接近程度
不要滥用您的功能矩阵
如果您曾经不得不评估企业软件平台，那么您可能知道要求matri x。它通常以电子表格的形式出现，包含一系列功能 - 或要求 - 给定产品必须满足您的需求。1
这些功能通常按高级别类别列在第一个左栏中。在顶部，列出了正在评估的各种产品。在文档正文中，您可以注意是否符合要求，或者您在相应区域为每个产品的健康评分。
典型Web CMS功能矩阵中的需求示例包括：
内容和演示的强大分离
灵活的内容类型定义
Mac和Windows的后台支持
带回滚的版本历史记录
移动创作和批准
强大的多语言支持
移动内容交付
与产品X集成
...等等。
有些人会告诉你完全抛弃需求矩阵，但我们不同意。有一些很好的方法可以使用这个矩阵，使其成为长期有益的工具。
认真对待产品演示
一旦完成了功能要求，开发了使用场景并完成了初始产品研究，选择过程的下一阶段就是根据您记录的需求评估产品。
成功完成此阶段将意味着您选择了与您的内容和业务方式兼容的产品和/或实施合作伙伴。该产品满足您的客观和主观标准。
在这个阶段的失败意味着你要么被最有魅力的销售人员所左右，要么你将陷入一个永无止境的销售周期，而这种销售周期不会促使你做出明智的决定。这两种情况都不具吸引力 - 所以尽量避免这些情况。
您将从查看分析报告或供应商的提案响应请求中了解更多信息。但为了有效，产品演示需要双方的大量投资。您不会通过偶尔从您的电子邮件中偷看一下关于与贵公司无关的虚构业务的罐装演示来学习任何东西。如果您正确运行演示，您将能够回答以下问题：
产品如何适应我们的愿景？
如果我们选择此产品，我们必须做出哪些自定义或妥协？
供应商是否了解我的业务和工作方式？
我会被视为重要客户吗？
我的团队是否与供应商有良好的化学反应？
产品演示将占用团队的大部分时间。所以提前做好准备。
认真对待实施伙伴选择
最终，一旦你选择了WCMS，你很可能会有一个强大的实施合作伙伴。Digital Clarity Group的咨询副总裁Cathy McKnight表示，这是整个过程的重要组成部分，该组织帮助组织选择WCMS。
McKnight表示，实施合作伙伴会发挥重要作用。“你可以拥有顶级的，最可靠的内容管理系统，但是一个非常糟糕的实施团队，你的实施将会发臭。”相反，一个热门的实施团队可以采取平庸的CMS并“让它变得很棒”。
这一点非常重要，McKnight警告说，“如果你要犯错误，那就用技术而不是实施团队来做。”
收集WCMS选择资源
本文提供了一个坚实的框架，用于指导您的选择过程。但与任何企业项目一样，选择新的Web CMS平台的注意事项和复杂性很多。在这个过程中获得专业帮助是没有什么可羞耻的 - 这是一个值得认真考虑的选择。